Er zijn maar weinig werkgebieden zo turbulent als dat van Artsen zonder Grenzen. De organisatie levert niet alleen medische noodhulp, maar ook voedsel, tenten, water en sanitaire voorzieningen in circa 80 landen. Deze humanitaire hulp wordt geboden in conflictgebieden en bij rampen door natuurgeweld of de uitbraak van ziekten.

De situatie in zo’n gebied kan zeer veranderlijk zijn. Dat is een grote logistieke uitdaging. Vandaar dat Artsen zonder Grenzen behoefte had aan meer grip op het leverproces. Ik sprak Marcel Langenbach over hoe Artsen zonder Grenzen met deze logistieke uitdagingen omgaat. In dit interview vertelt hij over de kernvoorwaarden voor de logistieke processen bij humanitaire hulp.

Marcel Langenbach is hoofd Logistiek van het operationele centrum in Amsterdam van Artsen zonder Grenzen.

Wendbaar inspelen op veranderende situaties

De medisch humanitaire noodhulp die Artsen zonder Grenzen (AzG) verleent brengt hen regelmatig naar landen of gebieden waar ze nog niet aanwezig zijn. Maar ook in bestaande crisis- en oorlogsgebieden kan een leveringssituatie snel veranderen. Marcel: “Dan moet je snel kunnen schakelen. Dat vraagt enerzijds om een logistieke dienstverlener die niet al te groot is, zodat de lijnen kort zijn. Anderzijds moet je partner voldoende formaat hebben om kostenefficiënt te opereren. We zochten dus een provider met een ‘hands-on’ mentaliteit die snel en adequaat kan inspelen op ontwikkelingen in de levergebieden. Bijvoorbeeld door snel andere aanvoerroutes te regelen, waarvoor soms ook andere transportvormen nodig zijn. De partner moet ook flexibel kunnen omgaan met veranderende inkoop, opslag en transport volumes. Denk aan de huidige situatie in Tigray, Ethiopië met vluchtelingenstromen naar Soedan. Deze crisis is plotseling tot een uitbarsting gekomen en we moeten daar in korte tijd onze noodhulp operaties opzetten en die beleveren.”

Uitgebreid netwerk van agenten en vervoerders

Aan de ene kant moeten de hulpgoederen vaak zo snel mogelijk ter plaatse zijn. Aan de andere kant werkt AzG we ook in wat stabielere situaties waar de voorspelbaarheid groter is en de levertijd iets langer kan zijn. Voor een organisatie als AzG geldt natuurlijk dat ze te allen tijde de kosten die daarbij gemaakt worden volledig moeten kunnen verantwoorden en er is dus altijd een afweging tussen effectiviteit en efficiency. Marcel: “Daarom is het belangrijk dat de logistics serviceprovider beschikt over een uitgebreid netwerk van agenten en vervoerders. Verder moet het netwerk van onze partner elk type vervoer kunnen organiseren: van vervoer per zeecontainer tot luchtvracht en wegtransport, en waar nodig geconditioneerd ”

Voldoen aan Good Distribution Practice

In Europees verband zijn uitgebreide richtlijnen opgesteld om de kwaliteit van geneesmiddelen in de distributieketen van producent tot patiënt te waarborgen. In dit verband moeten groothandelaren en logistieke bedrijven met betrekking tot farmaceutische producten een vergunning hebben en aan strenge regelgeving voldoen. Hieraan wordt gerefereerd als Good Distribution Practice en die is dus van toepassing op het hele proces van aankoop/import tot opslag en export van farmaceutische materialen. Marcel: “Onze logistics serviceprovider moet dus ook aan de vereisten van GDP voldoen. Een onderdeel daarvan is bijvoorbeeld dat door decommissioning (volgens de FMD, Falisified Medicine Directive), serialisation (volgens MDR, EU Medical Device Regulations) en barcode scanning producten waarmee iets aan de hand is op batchniveau kunnen worden teruggeroepen.”

Permanent verbeteren van bedrijfsprocessen

“We zochten niet alleen naar een partner die ons kan helpen met opslag en transport van goederen maar die ook meedenkt over het verbeteren van de leverprocessen. Een partner met expertise en innovatiekracht in de verschillende typen supply chains. Die weet hoe we nog meer LEAN kunnen werken en die procesverbeteringen ook kan vertalen naar de aanpassing van IT-systemen. Denk bijvoorbeeld aan het pick & pack proces. Uitdaging hierbij is dat vaak een deel van de goederen voor een zending op voorraad is en een ander deel wordt ingekocht.” Er is dan sprake van parallelle processen die goed op elkaar afgestemd moeten worden. Er zijn diverse afzonderlijke stromen die bij elkaar gebracht en geoptimaliseerd moeten worden. Bijvoorbeeld de afhandeling van douanegoederen (waarvoor na levering in Nederland geen invoerrechten betaald hoeven worden omdat ze doorgestuurd worden naar crisisgebieden).”

Koppeling van verschillende systemen

Het Warehouse Management Systeem van de logistieke partner moest uiteraard gekoppeld worden aan het ERP-systeem van AzG. Maar er speelt meer: Het samenwerkingsverband binnen de wereldwijde Artsen zonder Grenzen/Médicins Sans Frontières-organisatie omvat ook eigen logistieke centra en hubs met hun eigen IT-systemen. Daarnaast is het soms noodzakelijk of beter om goederen lokaal of regionaal in te kopen in de landen waar we noodhulp verlenen. Ook het WMS en de communicatie via EDI moet daarop aangepast kunnen worden. Marcel: “Het is zaak dat onze partner beschikt over een systeem voor de serialisation en scanning van duizenden artikelen. Via het netwerk moet ook de clearing en decommissioning van goederen in de landen van bestemming geregeld worden. Daarbij dient uiteraard aan alle wettelijke eisen te worden voldaan.”

Status van de samenwerking met VCK

“We zijn medio juni met VCK Logistics in zee gegaan omdat het bedrijf aan al deze voorwaarden voldoet. Dat legt de basis om onze logistieke operaties nog beter in te richten en voorspelbaar te maken. Inmiddels heeft VCK een nieuw warehouse voor ons opgezet van waaruit de operaties worden ondernomen. Uiteraard gaat iedere transitie gepaard met de nodige problemen, maar we zien dat de ‘can-do’ mentaliteit heel waardevol is; de uitdagingen worden direct opgepakt en we maken snel meters bij het vormgeven van ons partnership. Tot slot noem ik nog een element waar we als medisch humanitaire organisatie sympathiek tegenover staan, namelijk VCK’s toewijding aan medische zorg. Het bedrijf biedt namelijk al jarenlang financiële ondersteuning aan onderzoek van verschillende medisch academische centra.”

Uiteraard willen ook andere organisaties helpen hun logistieke operaties beter voorspelbaar te maken. VCK heeft onderzocht in hoeverre bedrijven in Nederland daarin slagen en welke punten daarbij van belang zijn.

Meer weten? Download dan onze Nationale benchmark Voorspelbare logistiek.